Für die Abwesenheitsart müssen Sie einen eindeutigen Namen eingeben. In das Feld Kürzel geben Sie eine Kurzbezeichnung für die Abwesenheitsart ein.

Durch die Angaben in diesem Bereich wird festgelegt, wie eine Abwesenheit im Dienstplan angezeigt wird. Die Farben für den Text (optional in fetter Schrift), den Balken und den Hintergrund sind dabei nach Drücken des Farbschalters frei wählbar.

Ein Abwesenheitseintrag kann sich auf die Iststunden eines Mitarbeiters auswirken. Dafür stehen drei Optionen zur Auswahl:

• Keine: Es wird keine Zeit angerechnet (etwa bei unbezahltem Urlaub).
• Abwesenheitszeit: Die Abwesenheitsstunden werden gezählt und auf dem Iststundenkonto gutgeschrieben. Bei ganzen oder halben Tagen erfolgt die Umrechnung in Stunden anhand der individuellen Tagessollstunden (Angabe "Std./Tag" im Mitarbeiterfenster).
• Feste Stundenzahl (je Tag): Es wird für jeden Abwesenheitstag eine festgelegte Stundenzahl angerechnet. Tragen Sie die Stundenzahl als Gleitkommazahl ein (Beispiel: Für die Abwesenheitsart sollen 8 Stunden und 15 Minuten angerechnet werden. Geben Sie dann 8+15/60 = 8,25 ein). Bei halben Abwesenheitstagen wird die Hälfte des Wertes angerechnet. Bei stundenweisen Abwesenheiten erfolgt die Anrechnung anhand der individuellen Tagessollstunden des Mitarbeiters.

Markieren Sie die Option mit Anspruch verbunden, wenn die Mitarbeiter Anspruch auf diese Abwesenheitsart haben können. Im Feld Standardanspruch können Sie anschließend einen Wert eintragen, der für alle Mitarbeiter in jedem Jahr als Vorgabe eingetragen wird. Sie können später diesen Wert im Mitarbeiterfenster individuell anpassen.

Soll nicht verbrauchter Urlaubsanspruch bei Durchführung eines Jahresabschlusses ins Folgejahr übernommen werden, markieren Sie die Option Restansprüche bei Jahresabschluss in das Folgejahr übertragen.

Sollen für einen Mitarbeiter alle Tage, an denen die Abwesenheitsart eingetragen ist, mitgezählt werden, also auch die Tage, die im Mitarbeiterfenster nicht als Arbeitstage markiert sind, so markieren Sie das Feld Alle Abwesenheitstage zählen.

Sollen nur bestimmte Benutzer das Recht haben, diese Abwesenheitsart eintragen zu dürfen (siehe Benutzerverwaltung), legen Sie eine spezielle Kategorie fest.

Veraltete oder nur selten benötigte Abwesenheitsarten können Sie in Auflistungen ausblenden lassen, wenn Sie die zugehörige Option markieren.