Falls die Datenbank beschädigt oder gelöscht wird (etwa durch einen Festplattendefekt), sind die Daten verloren. Daher sollten Sie unbedingt regelmäßig, nach Möglichkeit täglich, eine Datensicherung (Backup) durchführen. Bei Bedarf können Sie dann diese Daten wieder zurückschreiben.
Für die Datensicherung haben Sie zwei Möglichkeiten:
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Sichern Sie das Datenverzeichnis inklusive aller darin enthaltenen Dateien. Diese Sicherung können Sie mit jedem Backupprogramm oder auch durch einfaches Kopieren der Dateien auf ein externes Speichermedium durchführen. Um die Datenbank zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu nutzen, stellen Sie einfach das Datenverzeichnis wieder her.
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Benutzen Sie die interne Sicherungsfunktion. Diese schreibt alle Daten in eine einzige Datei. Die Funktion wird im Folgenden näher beschrieben.
Um die Daten der aktuell geöffneten Datenbank in eine Datei zu speichern, wählen Sie den Menübefehl .
In das Feld Kommentar können Sie einen kurzen Text eintragen, der vor der Wiederherstellung angezeigt wird. Um die Größe der Sicherung zu reduzieren, können Sie diese komprimieren.
Drücken Sie den Schalter , um die Datei anzugeben, in welche die Daten gesichert werden sollen. Standardmäßig hat diese Datei die Endung ".bak".
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Es ist empfehlenswert, die Daten auf ein externes Medium zu speichern, damit bei einem Festplattenschaden nicht sowohl die normalen Daten als auch die Sicherungsdatei verloren sind.
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Es werden alle betrieblichen Daten gesichert. Nicht gesichert werden dagegen die lokalen Einstellungen für die Bildschirmansicht.