Grundsätzlich gilt für die Berichte:
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Soweit man im Berichtsfenster keine anderen Angaben machen kann, gelten die aktuellen Einstellungen für die Bildschirmansicht (z.B. die Mitarbeitersortierung) auch für den Bericht.
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Zu allen Berichten gehört ein Titel, der bei Druck- und HTML-Ausgabe in der Kopfzeile des Dokuments ausgegeben wird.
Ebenso können Sie jeweils einen Zusatztext angeben, d.h. einen mehrzeiligen Text, der am Berichtsende oder (optional bei Ausdrucken) am unteren Rand jeder Seite ausgegeben wird.
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Bei Berichten, bei denen sich die Daten durch einen Filter
einschränken lassen, kann man den gleichen Filter verwenden, der auch für die Ansicht gültig ist, oder einen eigenen Berichtsfilter definieren.
Für einige Berichte sind besondere Punkte zu beachten (klicken Sie den Titel an, um eine Beschreibung anzuzeigen):
Dienstplan
Um Mitarbeiter, die im angegebenen Zeitraum keine Einträge vorzuweisen haben, auszublenden, wählen Sie die Option ohne Einträge ausblenden.
Markieren Sie die Option Legende, wenn unterhalb des Plans die verwendeten Abwesenheitsarten und Farbkennzeichnungen beschrieben werden sollen.
Zusätzlich können Sie Kommentare und statistische Informationen auflisten.
Bei Ausgabe auf den Drucker legen die Ausgabeoptionen fest, auf wie viele Seiten der Ausdruck verteilt wird. Markieren Sie die Option mehrere Zeiträume auf einer Seite ermöglichen, wenn verschiedene Tage auch untereinander auf derselben Druckseite gedruckt werden können. Ansonsten wird jedes Mal ein Seitenumbruch eingefügt, wenn der Zeitraum je Druckseite ausgegeben ist.
Beim Speichern des Berichts als HTML-Dokument wird der Dienstplan als Grafik in das Dokument eingefügt. Die Breite können Sie in Pixel angeben, die Höhe wird i.a. vom Schriftgrad festgelegt.
Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, gilt die für die Ansicht gewählte Darstellung von Abwesenheiten grundsätzlich auch für Berichte. Ist allerdings der Platz, den eine Tageszelle einnimmt, zu klein, um Text lesbar darzustellen, werden Farbbalken verwendet.
Jahresübersicht
Für Ausdrucke können Sie durch die entsprechende Option bestimmen, dass sich die Höhe des Kalenders an die Seitenbreite anpasst. Ansonsten wird immer der verfügbare Platz voll ausgenutzt.
Beim Erzeugen eines HTML-Dokuments wird die Jahresübersicht als Bild eingefügt. Die gewünschte Breite und Höhe des Bildes können Sie dabei in Pixel angeben.
Statistik
Im Bericht "Urlaubsansprüche" ist der Stichtag anzugeben, bis zu dem die bereits eingetragenen Urlaubstage gezählt werden. Bei den anderen Berichten ist jeweils der Zeitraum einzustellen, der ausgewertet werden soll.
Um den Auswertungszeitraum zu untergliedern, markieren Sie die zugehörige Option und geben an, ob die Aufteilung nach (Kalender-)Wochen oder Monaten erfolgen soll.
Bei einigen Statistikberichten können Sie die berechneten Werte summieren. Dies kann sowohl je Mitarbeiter als auch über den gesamten Bericht erfolgen. Die Gesamtsumme bezieht sich dabei nur auf die ausgewerteten Mitarbeiter.
Außerdem kann gewählt werden, ob die Ausgabe der Werte untereinander oder nebeneinander erfolgen soll.
Damit Zeilen, die als berechnete Werte nur die Zahl 0 enthalten, nicht aufgeführt werden, markieren Sie die Option Nullzeilen ausblenden.
Die Mitarbeiter können Sie auf Wunsch einzeln darstellen, d.h. nach den Daten eines Mitarbeiter erfolgt immer ein Seitenumbruch.
Einträge
In diese Kategorie fallen die Berichte, die für die einzelnen Mitarbeiter jeweils die in einem bestimmten Zeitraum erfassten Einträge in Listenform ausgeben.
Sie können dabei jeweils die Mitarbeiter ohne Einträge ausblenden.
